반복되는 업무, 혹시 아직도 수동으로 하고 계신가요?
직장인이라면 누구나 공감할 만한 질문으로 글을 시작해 볼까 합니다. 혹시 매일 아침 출근하면 가장 먼저 하는 일이 정해져 있나요? 저는 예전에 매일 아침마다 전날 들어온 문의 메일을 확인하고, 엑셀 시트에 정리해서 보고하는 일이 있었는데요. 이게 별거 아닌 것 같아도 은근히 시간을 잡아먹고, 가끔은 실수를 해서 다시 확인해야 하는 경우도 많았어요. ‘이런 단순 반복 업무, 누군가 대신 좀 해줬으면...’이라는 생각, 한 번쯤 해보지 않으셨나요?
저는 그럴 때마다 상상했어요. 내가 퇴근한 후에도 인공지능이 알아서 일을 처리해 주는 모습을요. 그런데 더 이상 상상이 아니더라고요! 요즘은 AI 기술이 놀라울 정도로 발전해서, 우리 같은 평범한 직장인도 충분히 AI의 도움을 받아 업무를 자동화할 수 있게 됐습니다. 막연하게만 느껴지던 AI 자동화, 대체 어디서부터 어떻게 시작해야 할지 막막한 여러분을 위해 제가 직접 겪어보고 알게 된 실용적인 팁들을 공유해 드릴게요.
AI 자동화, 거창한 게 아니었어요!
많은 분들이 AI 자동화라고 하면 뭔가 대단한 코딩 지식이 필요하거나, 회사 전체 시스템을 바꿔야 한다고 생각하는 것 같아요. 하지만 제 경험상, 실제로는 전혀 그렇지 않습니다. 처음부터 복잡한 프로젝트를 계획하기보다는, 내가 매일 하는 업무 중 가장 귀찮고 반복적인 일 하나를 정해서 AI의 도움을 받아보는 게 훨씬 효과적이에요.
예를 들어, 저는 보고서 초안을 작성하거나, 간단한 기획안 아이디어를 정리하는 데 AI 챗봇을 적극적으로 활용합니다. "다음 분기 마케팅 전략에 대한 보고서 초안을 작성해 줘. 주요 타겟은 20대 여성이고, 핵심 메시지는 '자유로운 나만의 스타일'이야."라고 입력하면, 뚝딱 하고 뼈대 있는 초안이 나와요. 물론 그대로 제출하는 건 아니고, 제 생각과 데이터를 덧붙여서 완성도를 높이는 거죠. 이런 식으로 AI는 '백지' 상태의 부담감을 확 줄여주는 강력한 도구가 될 수 있습니다.
첫걸음 떼기: 나만의 AI 비서 만들기
AI 자동화를 시작할 때 가장 중요한 건 '나만의 AI 비서'를 만든다고 생각하는 거예요. 회사에 새로 들어온 신입사원에게 업무를 알려주듯, AI에게 내가 원하는 바를 명확하게 지시하는 연습이 필요합니다. 처음에는 조금 어색할 수 있지만, 몇 번 해보면 금방 익숙해져요.
가장 간단한 첫걸음은 챗GPT나 구글의 제미나이(Gemini) 같은 AI 챗봇을 활용하는 겁니다. 저는 이 챗봇들에게 특정 역할을 부여하는 것을 좋아해요. 예를 들어, "너는 이제부터 내 마케팅팀 팀원이야. 신제품 홍보 문구 아이디어를 10가지 제안해 줘."라고 말하는 거죠. 그냥 막연하게 "홍보 문구 만들어줘"라고 했을 때보다 훨씬 더 구체적이고 쓸만한 결과물이 나옵니다.
사례 1: 번거로운 이메일 관리, AI에게 맡겨보세요
저는 얼마 전에 실제로 이메일 자동화를 시도해봤습니다. 저희 팀으로 들어오는 고객 문의 메일이 하루에도 수십 건씩 쏟아지는데, 그중 절반 정도는 '자주 묻는 질문(FAQ)'에 해당하는 내용이었어요. 이걸 일일이 확인하고 답변하는 데만 하루에 1시간 이상이 소요됐죠.
그래서 저는 Zappier(재피어)라는 자동화 툴과 AI 챗봇을 연결해봤습니다. 만약 특정 제목("배송 관련 문의")의 메일이 도착하면, Zappier가 메일 내용을 AI 챗봇에게 전달하는 거죠. 그럼 AI는 미리 학습된 답변 데이터베이스를 참고해서 "배송은 보통 3~5일 소요됩니다"와 같은 정해진 답변을 생성하고, Zappier가 그 답변을 자동으로 이메일로 보내주는 시스템을 만들었어요. 이 덕분에 저는 이제 정말 복잡하거나 새로운 유형의 문의에만 집중할 수 있게 됐습니다. 처음에는 잘 될까 반신반의했는데, 생각보다 너무 잘 작동해서 놀랐습니다.
사례 2: 지루한 데이터 정리, AI로 10분 만에 끝내기
데이터 정리 작업은 직장인들의 고질적인 골칫거리 중 하나죠. 저는 예전에 웹사이트 방문자 데이터를 주간 단위로 정리해서 보고하는 업무를 했었어요. 방문자 수, 유입 경로, 전환율 등 수십 개의 지표를 매주 엑셀에 옮겨야 했는데, 정말 지루하고 시간이 많이 드는 일이었죠. 게다가 숫자 하나라도 잘못 옮기면 큰일 나니까 늘 긴장 상태였고요.
이 업무를 자동화하기 위해 저는 Google Sheets와 AppScript를 활용했습니다. AppScript는 구글 서비스들을 연결해주는 일종의 스크립트 언어인데요. 여기에 간단한 코드를 짜서 매주 월요일 아침 9시가 되면 자동으로 특정 웹사이트의 데이터를 가져와서 구글 시트에 업데이트하도록 설정했어요. 심지어 특정 지표에 변화가 생기면 저에게 Slack 메시지로 알림을 보내주기까지 했죠. 처음에는 코드를 짜는 게 좀 어려웠지만, 인터넷에 있는 예제들을 참고하고 AI에게 물어가면서 결국 해냈습니다. 그 이후로 매주 월요일 아침이 정말 행복해졌어요.
시작이 반! 추천하는 AI 자동화 도구 3가지
자, 이제 AI 자동화가 얼마나 실용적인지 감이 오셨을 거예요. 그래서 초보자도 쉽게 시작할 수 있는 도구 3가지를 추천해 드립니다.
- ChatGPT (챗GPT): 보고서 초안 작성, 아이디어 브레인스토밍, 간단한 이메일 작성 등 정말 다양한 업무에 활용할 수 있어요. 유료 버전인 GPT-4는 훨씬 더 정교한 답변을 제공합니다.
- Zappier (재피어): 'AI 자동화의 허브'라고 할 수 있어요. Gmail, Slack, Google Sheets 등 수많은 앱들을 서로 연결해서 특정 조건에 따라 자동으로 작업을 실행하게 해줍니다. 코딩 지식이 없어도 'If A happens, then do B'와 같은 규칙을 쉽게 만들 수 있어요.
- Notion AI (노션 AI): 평소에 노션을 사용한다면 정말 유용한 도구입니다. 회의록 요약, 문장 다듬기, 번역 등 노션 안에서 바로 AI의 도움을 받을 수 있어 업무 흐름을 끊지 않고 효율적으로 일할 수 있습니다.
이 도구들을 활용하면, 저처럼 직접 코딩을 하지 않아도 충분히 AI 자동화의 효과를 경험할 수 있습니다. 저는 개인적으로 챗GPT와 Zappier의 조합을 가장 좋아합니다. 마치 '두뇌'와 '손발'이 합쳐진 느낌이랄까요?
자동화의 함정: 이것만은 조심하세요!
AI 자동화가 만능은 아닙니다. 제가 처음 자동화를 시도했을 때 겪었던 시행착오들을 공유하자면, AI가 모든 것을 완벽하게 해결해 줄 것이라는 기대는 버리는 게 좋아요. AI는 그저 강력한 '도구'일 뿐, 최종 책임과 판단은 결국 사람의 몫이니까요.
예를 들어, AI가 작성한 보고서 초안을 그대로 제출했다가 데이터 오류가 발견되거나, 문맥이 어색해서 다시 수정해야 하는 일이 있었습니다. 그래서 저는 자동화된 결과물은 '초안'이라고 생각하고 반드시 최종 검토를 거치는 습관을 들였어요. 솔직히 이 과정이 처음에는 좀 번거로울 수 있지만, 결국 실수를 줄이고 더 좋은 결과물을 만들어내는 데 큰 도움이 됩니다.
결론: AI 자동화, 미루지 말고 오늘부터 시작하세요
지금까지 제가 직접 경험하고 체득한 AI 자동화의 세계를 여러분과 나눠봤습니다. 처음에는 막막하고 어렵게 느껴지겠지만, 작은 것부터 하나씩 시도해 보세요. 하루 10분의 시간 절약이 모여 일주일이면 1시간, 한 달이면 4시간이 됩니다. 그렇게 확보한 시간을 더 창의적이고 의미 있는 일에 투자할 수 있다면, 그것만으로도 충분히 가치 있는 일 아닐까요?
AI 자동화는 더 이상 전문가들만의 전유물이 아닙니다. 우리 같은 평범한 직장인도 충분히 할 수 있습니다. 가장 귀찮은 업무 하나를 정하고, 오늘 당장 AI에게 '명령'을 내려보세요.
여러분은 어떤 업무를 AI로 자동화하고 싶으신가요? 혹은 이미 시도해본 경험이 있으신가요? 댓글로 당신의 AI 자동화 경험을 공유해주세요!
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