</b> AI 자동화, 똑똑하게 일하는 법

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AI 자동화

반복되는 업무, 혹시 지겨우신가요? AI 자동화로 똑똑하게 일하는 법

혹시 매일 아침 출근해서 가장 먼저 하는 일이 정해져 있지 않나요? 예를 들어, 여러 사이트를 돌아다니며 데이터를 긁어모으거나, 엑셀 파일을 열어 똑같은 수식을 복사-붙여넣기 하고, 정해진 문구로 이메일을 보내는 것처럼 말이죠. 저도 한때는 이런 반복적인 업무에 많은 시간을 쏟았고, '이건 분명 컴퓨터가 더 잘할 텐데' 라는 생각을 수도 없이 했었습니다. 그러면서도 막상 어디서부터 시작해야 할지 몰라 막막했던 기억이 생생합니다. 만약 여러분도 비슷한 고민을 하고 계신다면, 이 글이 답답했던 마음을 조금이나마 뚫어줄 겁니다.

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순서

• 왜 지금 AI 자동화에 주목해야 할까요?
• 시작이 반, AI 자동화 첫걸음 떼기
• 실용적인 AI 자동화 도구, 어떤 것들이 있을까?
• 챗GPT로 업무 효율 200% 올리기
• 노코드 AI 툴로 나만의 자동화 만들기
• AI 자동화, 기술보다 중요한 마음가짐

왜 지금 AI 자동화에 주목해야 할까요?

요즘 AI라는 단어가 안 들리는 곳이 없죠. 챗GPT, 미드저니 같은 생성형 AI가 폭발적으로 발전하면서 단순히 '미래 기술'이라고 생각했던 AI가 이제는 우리 삶과 업무에 깊숙이 들어오고 있습니다. 솔직히 말해서 저는 처음엔 반신반의했어요. '과연 이게 내 일을 정말 대신할 수 있을까?' 싶었거든요. 하지만 직접 몇 가지 업무에 적용해보고 나서 깨달았습니다. AI는 단순히 노동력을 대체하는 것을 넘어, 우리가 더 가치 있는 일에 집중할 수 있도록 돕는 강력한 도구라는 것을요.

예를 들어, 저는 예전부터 마케팅 데이터 분석 리포트를 작성할 때마다 수십 개의 스프레드시트를 넘나들며 데이터를 일일이 합산하고 그래프를 그려야 했습니다. 이 과정에만 하루 절반을 썼던 것 같아요. 하지만 이제는 AI 자동화 툴을 활용해 여러 플랫폼의 데이터를 자동으로 불러오고, 원하는 형식의 보고서를 단 몇 분 만에 완성합니다. 덕분에 저는 데이터를 정리하는 데 시간을 낭비하는 대신, 그 데이터를 분석하고 전략을 세우는 '진짜' 마케팅 업무에 더 많은 시간을 쓸 수 있게 되었죠. 바로 이런 게 AI가 가져다주는 핵심 가치라고 생각합니다.

시작이 반, AI 자동화 첫걸음 떼기

AI 자동화라고 하면 거창하고 어렵게 느껴지실 수 있습니다. 하지만 절대 그럴 필요 없어요. 저도 처음에는 '파이썬' 같은 프로그래밍 언어를 배워야 하나 고민했는데, 솔직히 쉽지 않더라고요. 그래서 방향을 바꿨습니다. '내가 지금 하고 있는 일 중에 가장 지겹고 반복적인 일이 뭘까?' 이 질문에서부터 시작했죠. 예를 들어, 매일 아침 들어오는 문의 메일에서 특정 정보를 추출해 엑셀에 정리하는 일, 매주 보고서를 위해 똑같은 데이터를 다운로드하는 일, 또는 정해진 형식의 제안서를 만드는 일처럼 말이에요. 이렇게 작고 사소한 업무부터 자동화할 대상을 찾아보는 겁니다.

저의 경우에는 매주 금요일마다 한 주간의 고객 문의 내용을 정리하는 일이 가장 귀찮았습니다. 고객 문의 메일이 오면, 제목과 내용을 읽고 담당자를 분류한 뒤 엑셀에 입력하는 일이었죠. 이 과정을 자동화하기로 마음먹었습니다. 챗GPT와 구글 스프레드시트의 조합을 활용하면 충분히 가능하다고 판단했거든요. 이렇게 작은 목표를 세우는 것부터 시작하는 것이 중요합니다. 너무 큰 그림을 그리다가 지쳐 포기하기보다는, 내일 당장 적용할 수 있는 작은 자동화부터 시작해보세요.

실용적인 AI 자동화 도구, 어떤 것들이 있을까?

AI 자동화에는 여러 가지 도구가 있습니다. 크게 '코딩이 필요한 도구'와 '코딩이 필요 없는 도구(노코드/로우코드)'로 나눌 수 있습니다. 일반 직장인분들에게는 후자를 강력히 추천합니다. 솔직히 저도 코딩은 엄두가 안 나더라고요. 노코드 툴은 마치 블록 쌓기처럼 마우스 클릭 몇 번으로 복잡한 자동화 워크플로를 만들 수 있어 훨씬 접근하기 쉽습니다.

• 챗GPT & GPT-4: 더 이상 설명이 필요 없는 최고의 도구죠. 단순히 대화만 하는 것이 아니라, 복잡한 텍스트 작업(요약, 초안 작성, 번역)부터 데이터 분석, 심지어 간단한 코딩까지도 도와줍니다. 업무에 가장 먼저 적용해 볼 만한 도구입니다.
• Zapier, IFTTT: 'If This Then That'의 약자인 IFTTT와 Zapier는 서로 다른 앱들을 연결해주는 서비스입니다. "만약(If) 구글 캘린더에 일정이 추가되면, 그러면(Then) 슬랙으로 알림을 보내라" 같은 규칙을 만들 수 있죠. 다양한 앱을 사용하는 분들에게 특히 유용합니다.
• Notion AI, Microsoft 365 Copilot: 업무 생산성 툴에 내장된 AI 기능입니다. 노션 AI는 회의록 요약, 초안 작성 등에 탁월하고, MS 365 코파일럿은 엑셀, 파워포인트 등 오피스 프로그램 작업을 혁신적으로 도와줍니다. 이미 사용하고 있는 툴에 AI 기능이 있는지 확인해 보세요.

챗GPT로 업무 효율 200% 올리기

챗GPT는 AI 자동화의 가장 좋은 시작점입니다. 저는 개인적으로 챗GPT 유료 버전인 GPT-4를 사용하고 있는데, 무료 버전과 비교했을 때 훨씬 더 정교하고 긴 답변을 제공해서 업무 효율이 크게 높아졌습니다. 예를 들어, 저는 아래와 같은 프롬프트(명령어)를 자주 사용합니다.

예시 1: 보고서 초안 작성
"이번 주 '새싹' 프로젝트의 성과 보고서 초안을 작성해줘. 핵심 내용은 1) 주간 사용자 증가율 15% 달성 2) 사용자 피드백 분석 결과, UI 개선 요청 다수 3) 다음 주 진행할 A/B 테스트 계획이야. 보고서는 500자 이내로 작성하고, 전문적이지만 이해하기 쉽게 써줘."

예시 2: 이메일 작성
"광고 제휴 문의 메일 템플릿을 만들어줘. 우리 회사의 강점인 '100만 회원이 사용하는 서비스'를 강조하고, 제휴 시 얻을 수 있는 이점을 명확하게 제시해줘. 문의처와 담당자 이름은 변수로 남겨줘."

이처럼 구체적인 지시사항을 줄수록 챗GPT는 더 정확하고 만족스러운 결과물을 내놓습니다. 저도 처음에는 막연하게 '이메일 써줘'라고 했다가 원하는 결과가 안 나와서 실망했었는데, 프롬프트 작성법을 조금만 익히니 정말 업무의 많은 부분을 맡길 수 있었습니다. 솔직히 이 프롬프트 작성법은 AI 시대의 새로운 '언어'라고 봐도 무방할 것 같아요. 이 부분은 조금 연습이 필요하지만, 익혀두면 정말 큰 도움이 됩니다.

노코드 AI 툴로 나만의 자동화 만들기

챗GPT가 개인의 생산성을 높이는 도구라면, 노코드 툴은 여러 앱과 서비스를 연결해 더 큰 자동화 시스템을 구축하는 데 유용합니다. 제가 실제로 Zapier를 이용해 만들었던 자동화 예시를 하나 소개해 드릴게요.

자동화 예시: 신규 고객 문의 자동 응대 시스템

• 트리거(Trigger): 구글 폼으로 신규 고객 문의가 접수된다.
• 액션 1(Action): 접수된 내용이 구글 스프레드시트에 자동으로 기록된다.
• 액션 2(Action): 동시에 지정된 슬랙 채널에 "새로운 고객 문의가 도착했습니다"라는 알림이 전송된다.
• 액션 3(Action): 챗GPT API를 이용해 문의 내용 요약과 간단한 답변 초안이 슬랙 알림과 함께 추가된다.
• 액션 4(Action): 문의자에게 "문의가 정상적으로 접수되었습니다. 곧 담당자가 연락드리겠습니다."라는 자동 응답 이메일이 발송된다.

이런 워크플로우를 한 번만 구축해두면, 이후에는 단 한 번의 클릭이나 수동 작업 없이도 모든 과정이 자동으로 처리됩니다. 이 시스템 덕분에 문의 확인이 늦어져 고객을 놓치는 일이 사라졌고, 담당자는 문의 내용을 미리 파악해 더 효율적으로 응대할 수 있게 되었습니다. 이런 복잡한 자동화를 코딩 없이도 만들 수 있다는 점이 정말 놀라웠고, 저도 이 경험 이후로 '노코드 툴'의 매력에 푹 빠져버렸습니다.

AI 자동화, 기술보다 중요한 마음가짐

AI 자동화는 단순히 '업무를 줄이는 것' 이상의 의미를 가집니다. 저는 이 과정을 통해 '어떻게 하면 더 스마트하게 일할 수 있을까?'라는 근본적인 질문을 스스로에게 던지게 되었습니다. AI는 우리의 일을 빼앗아가는 존재가 아니라, 우리가 하기 싫어하는 반복적인 일을 대신해주고 더 창의적이고 전략적인 일에 몰입할 수 있도록 돕는 파트너입니다. 중요한 것은 AI를 두려워하거나 막연하게 기대하기보다, 내 업무에 어떻게 적용할 수 있을지 적극적으로 고민하고 실험하는 태도라고 생각합니다.

솔직히 AI를 배우는 게 처음부터 쉬운 일은 아닙니다. 새로운 도구를 익히는 과정은 늘 귀찮고, 시행착오도 겪게 됩니다. 하지만 저는 이 노력이 미래를 위한 가장 확실한 투자라고 믿습니다. 지금부터라도 AI와 함께 일하는 법을 익히는 것은, 급변하는 시대에 뒤처지지 않고 나만의 경쟁력을 확보하는 가장 효과적인 방법입니다.

이제 첫걸음을 떼어볼 시간입니다. 작고 반복적인 업무 하나만이라도 좋으니, 오늘부터 AI를 활용해 자동화해 보세요. 당신의 업무 방식이 놀라울 정도로 달라지는 것을 경험하게 될 겁니다.

AI 자동화, 이제는 선택이 아닌 필수입니다. 여러분의 첫 AI 자동화 도전은 무엇인가요? 댓글로 당신의 경험을 공유해 주세요!

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